特定個人情報保護基本方針

制定日：平成28年2月1日
改正日：令和6年3月1日

株式会社NEXCO保険サービス
代表取締役社長上岡　誠

特定個人情報保護基本方針【個人番号および特定個人情報に関する取り扱いについて】

株式会社NEXCO保険サービス（以下｢当社｣といいます。）は、個人番号および特定個人情報保護（以下「特定個人情報等」といいます。）の重要性に鑑み、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）、その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、特定個人情報等を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

当社は、特定個人情報等の取り扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底し、適正な取り扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、特定個人情報等の取り扱いに関する苦情・相談に迅速に対応いたします。

1. 管理のための措置

当社は、特定個人情報等の適切な取り扱いに関する担当者教育の徹底、社内規程類の整備といった内部管理体制の構築および運用並びに情報システムの安全対策を実施することにより、特定個人情報等を厳重に管理いたします。

2. 特定個人情報等の取得

当社は、特定個人情報等を取得するに当たっては、その利用目的を明示した上で、適法かつ公正な手段により実施いたします。
また、利用目的は、当社が番号法に定める事務を行うために必要な範囲に限るものとします。

3. 特定個人情報等の利用

当社は、取得した特定個人情報等を利用するに当たっては、取得の際に明示した利用目的の範囲内での利用に限り限定いたします。
当社は、特定個人情報等取得の際に明示した利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲に限るものとし、変更された利用目的について通知し、又は公表いたします。

4. 特定個人情報等の提供

当社は、番号法に定める事務を行うために必要な場合、番号法その他の法令に基づく場合等を除き、特定個人情報等を第三者に開示又は提供することはありません。

5. 特定個人情報等の適正な管理

当社は、番号法に定める事務の適正な実施のために、特定個人情報等を正確かつ最新のものに保つよう努力いたします。
当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失、き損、不正アクセス等の防止など特定個人情報等の適切な安全管理のために必要な措置を講じます。

6. 特定個人情報等の処理に関する外部委託

当社は、特定個人情報等の取り扱いに際し、必要な事務を委託するために事務処理会社に特定個人情報等を提供する場合、特定個人情報等を適正に取扱うことができるものと認められる委託先を選定し、委託契約等において、当該委託先と特定個人情報等の安全管理、秘密保持、再提供の禁止等、特定個人情報等の漏えい等のないよう必要な事項を取り決めるとともに、当該委託先の適切な監督を行います。

7. 特定個人情報等に関する利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等

当社は、お預かりしている特定個人情報等について、本人又は代理人から、特定個人情報等に関する利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等のお申し出があったときは、番号法その他関係法令の規定に基づき、合理的な期間および範囲において対応します。
その他、特定個人情報等に関するお問い合わせに適切かつ迅速に対応いたします。

8. その他

当社は、本方針について適宜見直しを行い、その改善に努めます。本方針を改正した場合は、改定後の内容をホームページ等にてお知らせいたします。

特定個人情報保護に関する具体的な事項

株式会社NEXCO保険サービス（以下｢当社｣といいます。）は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）に定める事務を処理するために必要があるときは、当該事務処理に必要な範囲で、個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）を取得いたします。
この特定個人情報等は、特定個人情報保護基本方針のほか、以下のように取扱います。

1. 個人情報取扱事業者の名称

株式会社NEXCO保険サービス

2. 当社が取得する特定個人情報等の利用目的について

当社および委託会社が別途利用目的等を個別にご通知のうえ取得した特定個人情報等は、番号法に定める事務の処理に必要な範囲で、かつ、その通知した利用目的等の内容の範囲において利用いたします。
上記以外の場合において、当社が特定個人情報を取得する場合は、次の目的に利用いたします。
なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先を通じて特定個人情報等を取得することがあります。また、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した特定個人情報等を提供することがあります。

（1）お取引先の特定個人情報

一報酬、料金、契約金および賞金の支払調書作成事務に利用するため

（2）当社役員および社員並びにその扶養親族の特定個人情報等

一源泉徴収票作成事務に利用するため
二健康保険・厚生年金保険届出事務に利用するため
三雇用保険届出事務に利用するため
四国民年金第3号被保険者の届出事務に利用するため

3. 特定個人情報等の共同利用について

特定個人情報等およびこれを構成する特定個人データを特定の者との間で共同して利用することはありません。

4. 特定個人情報等の開示等の手続き

当社は、当社が取得し、保有する特定個人情報等に関して、ご自身の情報の開示等を希望される場合は、ご自身およびお申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。また、一部の開示等の請求については、手数料をお支払いいただきます。

（1）開示等の内容（一、二は有料となります。）

一利用目的の通知
二開示
三内容の訂正、追加又は削除
四利用の停止又は消去
五第三者への提供の停止

（2）開示等のご請求先

開示等のご請求をされる場合は、特定個人情報等開示等請求書に本人確認のため必要な書類および手数料（利用目的の通知および開示のご請求の場合に必要となります。）を同封のうえ、下記あてに郵送でご請求ください。
なお、直接当社にご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。
〒102-0084 東京都千代田区二番町3-4 麹町御幸ビル2階
株式会社NEXCO保険サービス「特定個人情報等開示等請求担当」

特定個人情報等開示等請求書

5. 特定個人情報の開示等のご請求に必要な書面等

特定個人情報等の開示等のご請求を行う場合は、特定個人情報等開示等請求書をダウンロードし、印刷していただき、必要事項をご記入し、記名押印のうえ、以下に掲げる本人確認のための書類を同封し、4.（2）の開示等のご請求先あてに、郵便でご請求ください。
請求書類は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式では一切お受けいたしません。
また、特定個人情報等の開示等のご請求に際してご提出いただいた書面等は、ご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

特定個人情報等開示等請求書

請求者	必要となる書類
ご本人によるご請求	本人確認のための次に掲げるいずれかの書類・写真の表示のある書類：1点・上記以外の書類：2点
法定代理人によるご請求	ご本人に関する書類	本人確認のための次に掲げるいずれかの書類・写真の表示のある書類：1点・上記以外の書類：2点
法定代理人によるご請求	代理人に関する書類	法定代理人の資格を証明する種類：1点代理人の本人確認のための次に掲げるいずれかの書類・写真の表示のある書類：1点・上記以外の書類：2点
委任された代理人によるご請求	ご本人に関する書類	本人確認のための書類：1点印鑑証明書
	代理人に関する書類	代理人の本人確認のための次に掲げるいずれかの書類・写真の表示のある書類：1点・上記以外の書類：2点
	代理人の代理権に関する書類	ご本人から代理人への委任状（ご本人の印鑑登録証明書の印影と同じ印章による押印のあるもの）

本人確認（代理人の本人確認を含む。）のための書類

「氏名と生年月日」又は「氏名と住所」が確認できる書類で、行政官庁又はそれに相当すると判断できる機関が発行した証明書の写し
例）運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、国民健康保険被保険者証、住民票、国民年金手帳など

法定代理人の資格を証明する書類

戸籍謄本又は抄本
家庭裁判所の証明書（家事審判規則第12条第2項）
登記事項証明書（後見登記等に関する法律第10条）

有料になる開示等のご請求をされる場合は、文書1件につき800円の手数料をお支払いいただきますので、手数料相当額の郵便為替証書を当社宛にご送付ください。なお、為替発行手数料及び請求に係る費用はご請求者本人のご負担となりますのでご了承ください。ご請求いただいた特定個人情報等を当社が保有していなかった場合又は開示等しない決定をした場合であっても、当該手数料は返還いたしません。

7. 請求書類に不備があった場合

ご郵送いただきました請求書類等に不備があった場合は、その旨当社から特定個人情報等開示等請求書にご記入いただいたご連絡先にご連絡申し上げます。
なお、ご連絡から2週間以内にご連絡差し上げた不備の補正等がなかった場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応させていただくほか、お支払いいただいた手数料は返還いたしませんので、あらかじめご了承ください。

8. 特定個人情報等の開示等のご請求の結果の通知方法

特定個人情報等開示等請求書にご記入いただいた請求者の氏名及び住所宛てに、書面で郵便（本人限定受取郵便又はこれに類する方法）により通知します。また、開示等を行わない場合に該当する場合は、その理由を付記して通知いたします。
なお、開示等のご請求がなかったものとして対応させていただいた場合（7. なお書きの場合）には、一切の連絡はいたしません。

9. 特定個人情報等の開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、ご提出いただいた書類は、適正に破棄します。

10. 苦情等の受付窓口

当社が取得した特定個人情報等に関する苦情及びお問合せについては、次の「特定個人情報等受付窓口」まで、郵便又はお電話によりお申し出ください。
この方法によらない苦情等の受付には応じられませんので、ご了承ください。

【特定個人情報等受付窓口】
〒102-0084
東京都千代田区二番町3-4 麹町御幸ビル2階
株式会社NEXCO保険サービス「特定個人情報等受付窓口」
TEL：03-5210-5561
受付時間：9:00～17:30（但し、土日、祝日、年末年始を除きます）

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